Экспорт данных из access в word

Экспорт данных из access в word

Создание отчетов

1. Для создания отчета выполите следующие действия:

§ в окне БД выберите режим Отчеты, укажите курсором на строку Созданиес помощью мастера и нажмите кнопку ;

§ в окне Создание отчетов раскройте список объектов и выберите строку Таблица: Таблица 1;

§ выберите нужные поля в левом окне и с помощью кнопки ]> последовательно переведите их вправое окно: фамилия, должность, оклад;нажмите кнопку ;

§ в ответ на вопрос "Добавить уровни группировки?" просто нажмите клавишу ;

§ выберите порядок сортировки — по фамилии в алфавитном порядке; для этого раскройте список полей, укажите на слово «Фамилия», убедитесь в том, что управляющая кнопка находиться в положении , нажмите кнопку ;

§ выберите с помощью кнопок выбора вид макета отчета и ориентацию; например,  "Табличный,  "Альбомная"; нажмите кнопку :

§ выберите стиль отчета Сжатый; нажмите кнопку ;

§ введите заголовок отчета Штатное расписание; нажмите кнопку выбора  в строке Просмотреть отчет; нажмите кнопку ; на экранепоявится отчет в виде таблицы (рис. 5).

1. Передачу информации из AccessвWordможно осуществить двумя способами.

Первый позволяет вставлять в документ Word, названия полей базы данных, а затемпри печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое. Этот способ называют Слияние с MS Wordи его используют при подготовке писем для множественной рассылки.

Второй способ Публикация в IMS Wordпозволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.

2. Создайте документ, в котором используется слияние Microsoft Аccess с Ward:

§ откройте ранее созданную БД ;

Рис. 5. Отчет о составлении штатного расписания

§ выберите режим ‘Таблица и выделитестроку "Таблица 1”.

§ выполните команду Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word;

§ в появившемся окне «Слияние с документами MS Word» активизируйте кнопку выбора  "Создать новый документ и установитьсвязи сним" и нажмите кнопку ; при этом запускаетсяредактор Word, вкотором появляется новая панель инструментов Слияние.

§ в текст документ можно включить поля БД, которые потом будут автоматически заменены конкретными данными; например, необходимо вставить фамилию, нужно нажать на панели инструментовСлияниекнопку и в открывшемся списке выбрать названиеполя Фамилия; в результате в текст будет вставлено слово: «Фамилия»в двойных угловых кавычках.

§ наберите следующий текст, вставляя в него названия полей базыданных:

Выписка из приказа №125 по учреждению от 5 июля 1999г. 1. В связи с усиленным выполнением полугодового плана директор учреждения Иванов И.И. награждается денежной премией в размере месячного оклада – 2000,00 руб.

§ для просмотра содержимого полей базы данных, расположенных в документе Word, нажмите кнопку «ABC» на панели инструментов Слияние;в документе появится значение этих полей;

§ для просмотра следующей (предыдущей) записи нажимайте кнопки или на панели инструментовСлияние.

3. Для создания публикации выполните следующие действия:

§ выберитережим Отчеты и укажите на строку Штатное расписание;

§ выполнитекоманду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word; будет запущен редактор Word, в окно которого будет помещен отчет, сформированный в Access.

Лабораторная работа №6

Задание: Средствами Accessсоздать базу данных, в которой содержатся фамилии, должности и адреса руководителей предприятий и фирм. Средствами Wordсоздать циркулярное письмо с приглашением указанных лиц па выставку. Данные о руководителях вставить в письмо, используя способ обмена "Слияние".

Выполните:следующие действия:

1. В текстовом редакторе Wordсоздайте файл с произвольным именем.

2. Запустите систему Access, создайте новую базу данных и задайте ей произвольное имя. Для разработки структуры базы данных проделайте следующее;

§ выберите режим "создание таблицы а режиме мастера"; нажмите кнопку ;

§ в появившемся диалоговом окне выберитеобразец таблицы:"Список рассылки"; используя имеющиеся образцы, создайте список полей: Имя Организации, Фамилия, Должность, Адрес; нажмите кнопку ;

§ присвойте создаваемой таблице имя «Список рассылки 1»и нажмите кнопку ;

§ выберите способ определения ключа:  "автоматически";нажмите кнопки двараза;

Читайте также:  Информация о новых технологиях

§ выберите вариант  "внести данные непосредственнои таблицу" и нажмите кнопку "Готово";

§ в появившемся окне выделите мерныйстолбец с названием "Код Списка Рассылки" и удалите его командой Правка/Удалить столбец; нажмите кнопку ;

3. Заполните таблицу данными, которыеприведены в табл. 3.4 и нажмите кнопку .

4. Вдиалоговом окне Базаданных выделите строку Список рассылки-1 и подайте команду Сервис/Связь с Offiее/Слияниес Microsoft Word;выберите вариант  "установитьсвязь с готовым документом MS Wordи нажмитекнопку .

5. Разверните появившеесяокно текстового редактора Wordна полныйэкран.

6. Наберитетекст документа:

При наборе текста вставляйтеназвания полей базы данных, которыепотом будутавтоматически заменены конкретными данными. С помощью кнопок и на панели инструментов Слияниевыведите на экранконкретные значения названий полей БД.

Дата добавления: 2014-11-16 ; Просмотров: 2942 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Всем привет, сегодня поговорим о выгрузки данных из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами это нужно тогда когда создать отчеты в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко или как Вы знаете, может получаться просто коряво или самый распространенный вариант это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее. Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому я расскажу сегодня, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку. Также как и необходимость выгрузки в шаблон Word, существует и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Вся разработка делится на две части это:

• Настройка шаблона Word;

• Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, что необходимо проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить то или иное поле. Это делается с помощью полей формы.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем вид->панель инструментов и ставим галочку « формы ». Теперь у вас отобразилась панель инструментом «Формы» все, что осталось сделать это встать на то место где необходимо добавить нужное поле и на панели выбрать «Текстовое поле». После в том месте у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мы по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

Ну и настройка шаблона закончена, только единственное сделайте этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать только для чтения, то у него такой возможности не будет только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон.

Примечание! Я использую Access в связке с MS Sql 2008 поэтому и данные буду брать от туда.

Допустим у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код:

Private Sub testbutton_Click()

Dim FileDialog As FileDialog

Dim rsd As ADODB.Recordset

Dim strSQL As String

Dim WordApOb As Object

Dim WordOb As Object

Читайте также:  Как спрятать друга в одноклассниках

Dim path As String

Set rsd = New ADODB.Recordset

‘запрос к базе данных для получения необходимых данных

strSQL = "select * from dbo.table where KOD = " & Me.kod & ""

rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection

Set FileDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogOpen)

‘убираем множественный выбор, он нам не нужен

‘очистим и установим фильтры

FileDialog.Filters.add "Word", "*.doc"

‘установим фильтр по умолчанию

‘проверяем, что сделал user если выбрал шаблон, то начинаем работу

If FileDialog.Show = False Then

‘Если нет то выходим

Set dlgFile = Nothing

‘получаем путь к файлу

Set FileDialog = Nothing

‘Будем отслеживать ошибки

On Error GoTo Err_testbutton_Click

‘Создаем объект Word

Set WordOb = CreateObject("Word.document")

‘Задаем нашему документу значение из шаблона

Set WordOb = GetObject(path)

‘Задаем значение объекту word.Application

Set WordApOb = WordOb.Parent

‘делаем приложение word видимым

‘ищем наше поле в шаблоне

‘задаем ему новое значение из нашего Recordset

‘и так далее по всем полям

‘в конце перейдем на начало нашего документа

‘и активируем его

Set WordOb = Nothing

Set WordApOb = Nothing

‘в случае ошибки будем делать следующие

‘закроем word без сохранения

‘и также очистим переменные

Set WordOb = Nothing

Set WordApOb = Nothing

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application, конечно же. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Теперь перейдем к Excel.

В шаблоне Excel уже ненужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый это тогда когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими полями и второй это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий), но в шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь для примера использую всего один источник данных, а вы, если Вам необходимо заполнить шапку, примечание и некое количество строк (т.е. область данных) то для этих задач используйте несколько источников (Recordset).

Экспорт отчетов Access

Приложение Access 2007 предоставляет широкие возможности в области преобразования отчетов. При создании отчета может возникнуть необходимость использования отчета в другом формате данных, в таком случае пользователь может экспортировать отчет из формата Access в другой, наиболее приемлемый формат. Приложение поддерживает целый ряд форматов для экспорта отчетов, к ним относятся:

• RTF-файл для Word;

• база данных Access;

• файл в формате XML;

• средство просмотра снимков;

Однако следует учитывать, что преобразование отчетов из формата Access 2007 в формат Excel 2007 невозможно, как и в файл Excel запрещено экспортировать модули и макросы.

Экспорт отчета в документ Word

При необходимости созданный в Access 2007 отчет можно преобразовать в документ Word 2007. Данный процесс легко осуществляется с помощью мастера экспорта. Мастер экспорта создаст копию данных выбранного отчета и преобразует их в формат RTF, пытаясь как можно точнее сохранить соответствие данных в исходном отчете с их представлением в документе Word 2007. Перед экспортом отчета рекомендуется просмотреть все данные еще раз, чтобы исключить возможность содержания в нем ошибок, которые при переносе будут заменены значением Null. Если экспорт осуществляется в уже существующий документ Word, то перед выполнением данной операции его необходимо закрыть.

Экспортировать отчет из Access 2007 в документ Word можно, последовательно выполнив несколько шагов.

1. Откройте исходную базу данных (в данном случае это Отдел продаж ), а затем в области переходов выделите тот отчет, в котором содержатся данные, предназначенные для экспорта. Используйте отчет Товары , созданный ранее.

Читайте также:  Не включается видео на яндексе

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт из списка доступных для экспорта форматов выберите команду Экспорт в файл RTF .

3. После этого в окне мастера экспорта потребуется указать имя конечного документа и место его сохранения. В процессе экспорта экспортируются форматированные данные, поэтому полученный документ целесообразно просмотреть сразу же после завершения преобразования, для этого необходимо установить флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта и нажать кнопку (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Окно мастера экспорта

4. В том случае если в указанном пользователем месте RTF-файл с выбранным именем уже существует, появится окно с соответствующим предупреждением, в котором можно либо нажать кнопку Да для подтверждения замены существующего файла новым, либо нажать кнопку Нет , тогда перезапись файла будет отменена. В последнем случае нужно задать новое имя для конечного файла, а затем снова нажать кнопку .

5. После завершения экспорта, ход которого отображается в полосе прогресса, отобразится последнее окно мастера Сохранение шагов экспорта (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Сохранение операции экспорта

В этом окне установите флажок Сохранить шаги экспорта , что приведет к сохранению основных параметров экспорта и позволит быстро повторить экспорт, но без использования мастера.

6. Затем в поле Сохранить как необходимо указать имя, под которым будет сохранена операция экспорта. В поле Описание можно также указать дополнительную информацию об этой операции. Например, указать, для чего предназначен этот отчет.

7. Если сохраняемую операцию экспорта требуется регулярно повторять через определенные интервалы времени (каждую неделю, каждый месяц и т. д.), установите флажок Создать задачу Outlook , а затем нажмите кнопку Сохранить экспорт , в результате этих действий в программе Outlook 2007 будет создана задача, которая позволит повторять операцию экспорта в будущем. Разумеется, для этого на вашем компьютере должна быть установлена программа Outlook.

8. По окончании настройки параметров нажмите кнопку Сохранить экспорт .

Работа мастера завершена, и, поскольку был установлен соответствующий флажок, отобразится текстовый файл отчета. Рекомендуется всякий раз открывать созданный текстовый файл и проверять его содержимое. В случае каких-то ошибок вы всегда сможете повторить экспорт с новыми настройками.

Экспорт отчета в другие форматы данных

Созданный в Access 2007 отчет можно экспортировать и в другие форматы данных. Отчет может быть преобразован в текстовый файл, в файл другой базы данных Access, в XML-файл, в документ формата HTML, а также экспортирован в формат, предназначенный для просмотра снимков.

При экспорте отчета из Access 2007 в файл другой базы данных программа создает копию выбранного отчета в заданной конечной базе данных. Данный процесс также выполняется с помощью мастера экспорта.

1. Экспорт необходимо начинать с открытия исходной базы данных. В качестве примера мы будем использовать нашу базу Отдел продаж .

2. Выберите требуемый отчет, например Товары .

3. Затем в группе Экспорт на вкладке Внешние данные необходимо найти кнопку Дополнительно и нажать ее. В результате откроется список, в котором необходимо выбрать команду База данных Access .

4. В отобразившемся окне мастера экспорта в поле Имя файла задайте имя целевой базы данных; в данном случае введите База Товаров. Укажите путь к ней и нажмите кнопку ОК .

5. Далее в окне мастера экспорта необходимо ввести имя для экспортируемого отчета. Если в целевой базе данных уже существует объект с таким же именем, то его следует изменить, в противном случае существующий отчет будет заменен новым. В качестве примера введите имя Товары Отдела Продаж, как показано на рис. 7.9.

Рис. 7.9. Задание названия экспортируемого отчета

6. Нажмите кнопку и экспортируйте отчет. По окончании операции мастер предложит сохранить параметры процесса экспорта, данная операция выполняется аналогично сохранению параметров при экспорте в файл формата RTF.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Ссылка на основную публикацию
Чем маршрутизатор отличается от коммутатора
Кандидату на должность системного администратора часто задают вопросы про отличия маршрутизатора от коммутатора или роутер от свитча. А иногда могут...
Установка загрузчика grub на флешку
Инструкция по созданию загрузочной флешки (UEFI/GRUB) (стандартная): Запускаем BootIce (есть в раздаче), выбираем нужную флешку (>2ГБ): Ре-форматируем флешку в USB-HDD...
Чем маршрутизатор отличается от коммутатора
Кандидату на должность системного администратора часто задают вопросы про отличия маршрутизатора от коммутатора или роутер от свитча. А иногда могут...
Экспорт данных из access в word
Создание отчетов 1. Для создания отчета выполите следующие действия: § в окне БД выберите режим Отчеты, укажите курсором на строку...
Adblock detector